ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Οι οργανισμοί που αξιοποιούν την υπηρεσία Botakis και εν γένει τις υπηρεσίες Chatbot - Αυτόματων ψηφιακών βοηθών που υλοποιεί η εταιρεία Crowdpolicy (Προσαρμοσμένες εφαρμογές, botakis.com, https://ai.botakis.com/)  στο πλαίσιο της βελτίωσης του επιπέδου εξυπηρέτησης των καταναλωτών και της δυνατότητας ψηφιακού βοηθού ενημέρωσης (information chatbot enterprise), προβαίνουν σε επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των χρηστών, σύμφωνα με την ισχύουσα εθνική νομοθεσία και τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (εφεξής «GDPR - Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων»), όπως ισχύει.

Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Για την υπηρεσία και τον ψηφιακό βοηθό που λειτουργεί στην σελίδα botakis.com υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εταιρεία με την Επωνυμία Crowdpolicy.

Περιπτώση αυτόνομου ψηφιακού βοηθού - chatbot Οργανισμού:

Ο εκάστοτε οργανισμός / εταιρεία που λειτουργεί τον ψηφιακό βοηθό έχει συμβατική σχέση τεχνολογικού παρόχου με την Crowdpolicy ή συνεργαζόμενα και εταιρικά σχήματα  ιδιότητα του Υπεύθυνου Επεξεργασίας, ενημερώνει τους χρήστες ότι τα δεδομένα που καταχωρούν στην εν λόγω εφαρμογή τυγχάνουν επεξεργασίας, σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία. [Στο κείμενο αναφέρεται ως Εκάστοτε Οργανισμού]

Εκτελών την Επεξεργασία

Εκτός αν ορίζεται διαφορετικά: Η εταιρεία με την επωνυμία «Crowdpolicy ψηφιακές συμμετοχικές υπηρεσίες ΙΚΕ» (εφεξής, «Ανάδοχος») με έδρα το Μοσχάτο Αττικής, στην οδό Γράμμου 82, ΤΚ 18345 με αρ. ΓΕΜΗ 123248701000 και Α.Φ.Μ. 800450326 έχει το ρόλο του Εκτελούντος την επεξεργασία.

Ποιες κατηγορίες δεδομένων συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε και από που προέρχονται

Ο οργανισμός ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και η Crowdpolicy  ως Εκτελών την Επεξεργασία συλλέγουν για κάθε χρήστη της εφαρμογής

• το περιεχόμενο του chat (Για όλες τις εκδόσεις chatbot)
• το Facebook username (αν αφορά έκδοση μέσω facebook messenger)

• Το ονομα χρήστη του κοινωνικού μέσου σε κάθε άλλη περίπτωση

• την ημερομηνία και ώρα καταχώρησης.

Σκοπός της επεξεργασίας

Ο σκοπός της επεξεργασίας είναι η ανάλυση και βελτιστοποίηση των παρεχόμενων υπηρεσιών εξυπηρέτησης μέσα από τις δυναμικές απαντήσεις στις ερωτήσεις του χρήστη, καθώς και διάθεσης προσωποποιημένων υπηρεσιών μέσω των καναλιών του εκάστοτε οργανισμού

Νομική Βάση της επεξεργασίας

Η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των χρηστών θεμελιώνεται στην επεξεργασία που είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική και άμεση εξυπηρέτησή τους κατόπιν υποβολής σχετικού ερωτήματος ή αιτήματός τους [Άρθρο 6, παρ. 1 (β) του GDPR], για την εκπλήρωση των εννόμων συμφερόντων του εκάστοτε οργανισμού  ή/και τη συμμόρφωση αυτού με τις έννομες υποχρεώσεις του [Άρθρο 6, παρ. 1 (στ) και (γ) του GDPR].

Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων των χρηστών

Τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα των χρηστών δεν πρόκειται να διαβιβασθούν σε τρίτους, για σκοπούς άλλους από αυτούς που αρχικά συλλέχθηκαν. Κατ’ εξαίρεση, μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση εξουσιοδοτημένοι συνεργάτες και εργαζόμενοι της Crowdpolicy και του εκάστοτε οργανισμού καθώς και τρίτοι, διοικητικές, δημόσιες ή δικαστικές αρχές, εφόσον αυτό προβλέπεται από την υφιστάμενη νομοθεσία ή για άλλο νόμιμο λόγο.

Χρόνος διατήρησης των προσωπικών δεδομένων των χρηστών.

Τα προσωπικά δεδομένα των χρηστών τηρούνται για όσο χρόνο είναι αναγκαίο για την εκπλήρωση των σκοπών των παρεχόμενων υπηρεσιών εξυπηρέτησης μέσω της χρήσης του ψηφιακού βοηθού ενημέρωσης.

Τα δικαιώματα των χρηστών σε σχέση με τα προσωπικά τους δεδομένα

Αναφορικά με τα προσωπικά δεδομένα που τυγχάνουν επεξεργασίας στο πλαίσιο χρήσης της ανωτέρω εφαρμογής, οι χρήστες έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα, βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων και ειδικότερα:

• Δικαίωμα ενημέρωσης & πρόσβασης: Έχουν δικαίωμα να ενημερωθούν και να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα τους και να λάβουν συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία τους.
• Δικαίωμα διόρθωσης: Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τη διόρθωση, τροποποίηση, συμπλήρωση και επικαιροποίηση των δεδομένων τους.
• Δικαίωμα διαγραφής:Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των τηρούμενων προσωπικών τους δεδομένων όταν το εν λόγω δικαίωμα δεν υπόκειται σε περιορισμούς σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία ή τυχόν άλλους περιορισμούς.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων όταν: (α) αμφισβητείται η ακρίβεια των προσωπικών δεδομένων και μέχρι να γίνει επαλήθευση, (β) η επεξεργασία είναι παράνομη και ζητούν αντί διαγραφής τον περιορισμό χρήσης των προσωπικών τους δεδομένων, (γ) τα προσωπικά δεδομένα δεν χρειάζονται για τους σκοπούς επεξεργασίας, είναι ωστόσο απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση, υποστήριξη νομικών αξιώσεων, και (δ) εναντιώνονται στην επεξεργασία και μέχρι να γίνει επαλήθευση ότι υπάρχουν νόμιμοι λόγοι που τους αφορούν και υπερισχύουν των λόγων για τους οποίους εναντιώνονται στην επεξεργασία.
• Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία: Έχουν δικαίωμα να εναντιωθούν ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων υπό συγκεκριμένες μόνο προϋποθέσεις που προβλέπονται στη νομοθεσία.
• Δικαίωμα στη φορητότητα: Έχουν δικαίωμα να λάβουν χωρίς χρέωση τα προσωπικά τους δεδομένα σε μορφή που θα τους επιτρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτά, να τα χρησιμοποιήσουν και να τα επεξεργαστούν, καθώς και να ζητήσουν, εφόσον είναι τεχνικά εφικτό, να διαβιβασθούν τα δεδομένα τους απευθείας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Το εν λόγω δικαίωμα ισχύει για τα δεδομένα που έχουν παράσχει και η επεξεργασία τους διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα με βάση τη συγκατάθεσή τους.
• Στις περιπτώσεις προσπέλασης και χρήσης  των υπηρεσιών του Ψηφιακού βοηθού  από τρίτα μέσα π.χ facebook, viber, whatsapp ισχύουν οι όροι χρήσης και οι πολιτικές προστασίας των εν λόγω πλατφορμών τους οποίους ο χρήστης έχει αποδεχθεί χωριστά κατά την χρήση των υπηρεσιών τους και την εγγραφή του.

Για να ασκήσουν οποιοδήποτε από τα παραπάνω δικαιώματά τους, οι χρήστες μπορούν να απευθύνονται

• αποστέλλοντας ηλεκτρονική επιστολή, στο e-mail : [email protected] ,
• Αποστέλλοντας ταχυδρομικά επιστολή  στη δ/νση «CROWDPOLICY ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΕΤΑΙΡΙΑ (ΙΚE),Ελευθερίου Βενιζέλου (Γράμμου) 8, 18345, Μοσχάτο, Αθήνα»

Δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ: Έχουν ανά πάσα στιγμή δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Τηλεφωνικό Κέντρο: +30 210 6475600, Fax: +30 210 6475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: [email protected].

ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ AI CHATBOT ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΧΡΗΣΗΣ

Στην σελίδα www.botakis.com, ai.botakis.com ή την σελίδα του εκάστοτε οργανισμού ανάλογα με την περίπτωση τέθηκε σε δοκιμαστική λειτουργία μία νέα εφαρμογή, η οποία αξιοποιεί τεχνολογίες Τεχνητής Νοημοσύνης: Ο ψηφιακός βοηθός (chatbot).

Με απλά λόγια, η Τεχνητή Νοημοσύνη, γνωστή στην αγγλική γλώσσα ως Artificial Intelligence (ΑΙ), είναι η ικανότητα ενός συστήματος να αναπαράγει τις γνωστικές λειτουργίες ενός ανθρώπου, όπως είναι η μάθηση, ο σχεδιασμός και η δημιουργικότητα.

Στόχος της εφαρμογής είναι η βελτίωση της ποιότητας, της ταχύτητας και της προσβασιμότητας των δημόσιων υπηρεσιών που παρέχονται στους πολίτες.

Ο ψηφιακός βοηθός βασίζεται σε ανοικτές τεχνολογίες και πρότυπα  και έχει εκπαιδευτεί κατάλληλα σε ανοικτά δεδομένα η δεδόμενα του οργανισμού ανάλογα με την περίπτωση  

Υπενθύμιση: Όταν χρησιμοποιείτε τον ψηφιακό βοηθό δεν συνομιλείτε με κάποιον άνθρωπο. Σε περίπτωση εκτάκτου ανάγκης ή επείγουσας βοήθειας, παρακαλούμε επικοινωνήστε με τις αρμόδιες Αρχές ή τον ιδιωτικό οργανισμό ο οποίος τον εφαρμόζει (Εκάστοτε Οργανισμός)

Τι είναι ο ψηφιακός βοηθός της Crowdpolicy

Ο ψηφιακός βοηθός (chatbot) είναι μια εφαρμογή, η οποία αξιοποιεί τεχνολογίες Τεχνητής Νοημοσύνης με σκοπό να διευκολύνει την επικοινωνία με τους πολίτες, κατανοώντας τα ερωτήματα που του υποβάλλουν, αναζητώντας τις σχετικές πληροφορίες και παρέχοντας απαντήσεις με απλό και κατανοητό τρόπο. Μπορείτε να υποβάλετε τα ερωτήματά σας τόσο γραπτά όσο και προφορικά.

Ο ψηφιακός βοηθός έχει αποκλειστικά πληροφοριακό χαρακτήρα και οι απαντήσεις του δεν θα πρέπει να εκλαμβάνονται ως επίσημη συμβουλή ή γνώμη των εκάστοτε αρμόδιων φορέων.

Ο ψηφιακός βοηθός δεν παρέχει συμβουλές επί νομικών, οικονομικών ή άλλων ζητημάτων διοικητικής ή άλλης φύσεως.  Οι απαντήσεις που παρέχονται δεν αξιοποιούνται με οποιοδήποτε τρόπο για τη λήψη ή την υποστήριξη διαδικασίας λήψης απόφασης ή την έκδοση πράξης εκ μέρους του Δημοσίου ή φορέων του ιδιωτικού τομέα ανάλογα με το πεδίο εφαρμογής του  

Είναι πάντα 100% σωστές οι απαντήσεις του ψηφιακού βοηθού;

Καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια προκειμένου ο ψηφιακός βοηθός που εφαρμόζεται στον εκάστοτε οργανισμό να παρέχει ακριβείς και επικαιροποιημένες πληροφορίες. Ωστόσο ο ψηφιακός βοηθός βασίζεται σε αλγοριθμικά μοντέλα και ως εκ τούτου η απόλυτη ακρίβεια, πληρότητα ή επάρκεια των απαντήσεων που παρέχει δεν είναι εγγυημένη.

Η Crowdpolicy και οι εκάστοτε οργανισμοί που λειτουργούν τον ψηφιακό βοηθό δεν ευθύνονται για τυχόν σφάλματα, παραλείψεις ή ανακρίβειες σε σχέση με τις πληροφορίες που παρέχονται από τον ψηφιακό βοηθό ή για τον τρόπο που αυτές θα χρησιμοποιηθούν.

Ο ψηφιακός βοηθός βελτιώνεται διαρκώς τόσο με εσωτερικές διαδικασίες εκπαίδευσης όσο και με τις αξιολογήσεις και τα σχόλια που παρέχετε ως χρήστες. Η βοήθειά σας για την εκπαίδευση του ψηφιακού βοηθού είναι πολύτιμη, καθώς μπορείτε να αξιολογείτε τις απαντήσεις που σας δίνει και να συμβάλετε στη βελτίωσή τους.

Είναι υποχρεωτική η χρήση του;

Όχι, η χρήση του ψηφιακού βοηθού είναι προαιρετική. Σε κάθε περίπτωση μπορείτε να περιηγηθείτε στο δικτυακό τόπο του Οργανισμού η/και Crowdpolicy και να αξιοποιήσετε τις υπηρεσίες του χωρίς τη χρήση του ψηφιακού βοηθού.

Πώς λειτουργεί;

Ο ψηφιακός βοηθός βασίζεται σε τεχνολογίες “Επεξεργασίας φυσικής γλώσσας (Natural Language Processing)” προκειμένου να επιτρέψει τη βέλτιστη επικοινωνία μεταξύ ανθρώπου και υπολογιστή. Με απλά λόγια ο ψηφιακός βοηθός εκπαιδεύεται σε μία βάση γνώσης (knowledge base), επεξεργάζεται τα ερωτήματα που του υποβάλλετε σε απλή καθημερινή γλώσσα, βρίσκει την κατάλληλη πληροφορία και παρέχει απάντηση με τρόπο φιλικό στο χρήστη - σχεδόν σαν να συνομιλείτε με άνθρωπο.

Υπάρχουν κανόνες για τη χρήση του ψηφιακού βοηθού;

Σε κάθε περίπτωση απαγορεύεται να υποβάλετε στον ψηφιακό βοηθό περιεχόμενο που να είναι υβριστικό, απειλητικό, συκοφαντικό, επιβλαβές για ανηλίκους, δυσφημιστικό, προσβλητικό, να παραβιάζει δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας, να περιλαμβάνει ρητορική μίσους ή επιβλαβές λογισμικό ή κώδικα (malware), και εν γένει οποιοδήποτε παράνομο περιεχόμενο η κοινοποίηση του οποίου αποτελεί άδικη πράξη με βάση τις διατάξεις του Ποινικού Κώδικα και κάθε άλλου ειδικού ποινικού νόμου.

Σε περίπτωση που υποβάλετε τέτοιο περιεχόμενο, θα υπάρξει προσωρινός αποκλεισμός από τη χρήση του ψηφιακού βοηθού. Εάν θεωρείτε ότι ο αποκλεισμός ήταν εσφαλμένος, μπορείτε να επικοινωνείτε μαζί μας.

Τι δεδομένα επεξεργάζεται;

Ο ψηφιακός βοηθός έχει εκπαιδευτεί σε ανοικτά δεδομένα και σε δεδομένα που έχει καταχωρήσει ο κάθε οργανισμός ανάλογα με την περίπτωση

Ο ψηφιακός βοηθός δεν χρειάζεται προσωπικά δεδομένα για να απαντήσει και ως εκ τούτου οι χρήστες του δεν πρέπει να υποβάλουν προσωπικές πληροφορίες κατά την υποβολή των ερωτημάτων του.

Παραδείγματα υποβολής ερωτημάτων:

1. ΜΗΝ γράψετε “το τηλέφωνο μου ειναι …”
2. ΜΗΝ γράψετε “μενω στην οδό …”
3. Μην γράψετε “ ο κωδικός μου ειναι ….”
4. Μην γράψετε το “με λενε …. Επώνυμο και η ταυτότητα …..”
5. ΜΗΝ γράψετε «Με λένε ……, μένω στην οδό …… και θέλω να μάθω πώς βγάζω υπεύθυνη δήλωση», αλλά «Πώς βγάζω υπεύθυνη δήλωση;
6. ΜΗΝ γράψετε «Η μητέρα μου πάσχει από …… και θέλω να εκδώσω πιστοποιητικό αναπηρίας», αλλά «Πώς εκδίδω πιστοποίηση αναπηρίας για συγγενή μου;
7. ΜΗΝ γράψετε «Eίμαι δημότης ……., ψηφίζω ……. και θέλω να μεταφέρω τα δικαιώματα μου» αλλά «Πώς μεταφέρω τα εκλογικά μου δικαιώματα;»
8. …

Τι μέτρα ισχύουν για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των χρηστών;

Ακόμα και αν οι χρήστες περιλαμβάνουν προσωπικές πληροφορίες στις ερωτήσεις τους, λαμβάνουμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να μην αποθηκεύονται προσωπικά δεδομένα στο διακομιστή που φιλοξενεί τον ψηφιακό βοηθό. Ειδικότερα, το κείμενο των ερωτήσεων περνάει από μη αναστρέψιμη διαδικασία ανωνυμοποίησης προτού αποθηκευτεί με τη χρήση κατάλληλoυ λογισμικού.

Παράλληλα, εφαρμόζονται μία σειρά από μέτρα προκειμένου να εξασφαλιστεί η προστασία των προσωπικών δεδομένων και της ιδιωτικής ζωής των χρηστών. Ενδεικτικά:

• Η συνομιλία που έχετε με τον ψηφιακό βοηθό διαγράφεται από την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησής σας (browser) αμέσως μόλις κλείσετε την καρτέλα (tab) με την ενεργή συνομιλία σας (Για την έκδοση μέσα από την σελίδα χωρίς την παρέμβαση κάποιου κοινωνικού μέσου)
• Ο ψηφιακός βοηθός φιλοξενείται σε υποδομές εντός Ε.Ε , όπου οι συνομιλίες αποθηκεύονται, αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία ανωνυμοποίησης του περιεχομένου τους, για ικανό χρονικό διάστημα  με στόχο την εκπαίδευση του ψηφιακού βοηθού, τη βελτιστοποίηση της λειτουργίας του και την αποφυγή κακόβουλης χρήσης του.
• Τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση του ψηφιακού βοηθού δεν μεταφέρονται εκτός των υποδομών  και δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση άλλου μοντέλου Τεχνητής Νοημοσύνης

Κατά τη χρήστη του ψηφιακού βοηθού δεν λαμβάνει χώρα αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, ούτε καταρτίζονται προφίλ για τους χρήστες.

Χρειάζεται να γνωρίζω κάτι άλλο;

Οι παραπάνω όροι συμπληρώνουν την πολιτική προστασίας δεδομένων και τους όρους χρήσης της Crowdpolicy ή τους αντίστοιχους όρους του εκάστοτε οργανισμού ο οποίος χρησιμοποιεί την υπηρεσία Chatbot της Crowdpolicy

Η παρούσα πολιτική και πλαίσιο χρήσης των υπηρεσιών chatbot της Crowdpolicy  συμπληρώνονται από τις προβλέψεις των παρακάτω όρων  

•  Crowdapps  https://hello.crowdapps.net/index/privacy-policy/ 
•  Crowdpolicy https://www.crowdpolicy.com/el/oroi-xrisis/